引言
在現代企業的規范治理要求下，所有的業務都應當訂立合同。合同的重要性勿庸質疑。
然而，很多業務人員甚至后臺人員認為，談合同、簽合同是業務部門的事；審合同、管合同是法務和商務部門的事。法務把合同審核工作做好，使我方風險最小化、利益最大化，合同風險就能得到有效控制。那么，是否法務通過嚴謹細致的工作修改形成一份完美的合同，就可以高枕無憂？
我們假設一份待簽署的合同文本相當規范，但若資信管理部門未對對方的資信能力進行審查，導致與沒有履約能力的合作方進行簽署，將給企業帶來風險和損失；再假設，法務把合同條款修改得非常完美，但是業務未予采納，或者合同對方完全不予接受，最后蓋章的版本和法務修改的版本千差萬別，那么法務對合同的修改是徒勞的；進一步假設，合同順利的修改及簽署，但是后續并未按照合同條款去履行，那么合同并未發揮實際的約束作用，且可能因違約而承擔法律責任。因此，合同審核的結果是與信用部門、業務部門、用印部門都密切相關的。
由此可見，合同管理不能等同于合同審核。以合同簽署為界，合同簽署前涉及資信審查、立項、談判；合同簽署中涉及合同審核、審核意見的反饋、合同的審批和用印；合同簽署后涉及履約的跟進、存檔及證據搜集。合同審核僅僅是合同管理的一個環節。如下圖所示：
所有前述環節的管理共同構成合同全程管理。
集團法務部將合同全程管理作為重點工作，進行了各方面的調研，通過向各產業集團搜集自評報告、對重點企業進行訪談和座談，形成《合同全程管理調研報告》，展示各產業集團合同全程管理的亮點和問題，并從前、中、后三個階段撰寫了合同全程管理的指引，提出合同管理中規范、有益、利于風險控制的做法，本文將選取合同簽署前、中、后的幾個關鍵環節進行論述和探討。
一、合同簽署前的資信審查管理
（一）內外部做法及案例
合同成形之前，對合同的管理就已經開始了。合同簽署前，資信審查環節尤為關鍵，關系到在一份合同里，是否選取了合適的交易對象、采取了合適的交易方式。
我們朝方正集團外部看一些優秀企業的相關作法。比如西門子，秉承“四眼原則”，即兩只眼睛看業務，兩只眼睛看商務，所有重大的業務決策都由業務部門和后臺部門共同來做出。西門子非常重視資信管理，有一個完善和獨立的信用管理團隊，資信審查管理分為三個模塊：客戶資信調查評估、客戶資信檔案的建立和管理、客戶資信信息的定期更新。
方正集團內部各企業對于資信審查管理的水平較為參差不齊，審查標準有的較為完備，有的卻較為粗糙；負責資信審查的部門也不一。
調研中我們發現方正內部的如下實際案例。方正A公司長期合作并納入年度供應商名錄的一家供應商，一直為A公司提供產品和服務，但方正A公司發現該供應商長期采取第三方代收款的方式與A公司交易，通過進一步了解，發現該供應商早已被吊銷營業執照。在資信審查環節的掉以輕心，導致公司長期與一已經被吊銷的無合法民事主體資格的對方進行交易，使服務的提供及產品的質量缺乏合理的保障。
（二）資信審查管理分工及流程指引
經調研，我們認為，在合同簽署前的資信審查環節，較理想的部門設置及流程如下圖：
資信審查發起部門（一般是業務部門），負責向合同對方收集相關的基礎資信材料，提交或者補充給資信審核部門；
資信審查管理部門具體是指本單位的信用部門或承擔運營管理職能的部門，負責進行資信審查從而確定合同對方的簽約資質和履約能力，根據審查結果對合同對方進行合理的授信，并將結果反饋給各相關部門；
資信審查協助部門，包括法務部門和財務部門等，在此過程中提供和本部門職能相關的協助，法務部門重點協助審查合同對方主體是否合法、有效等，財務部門主要協助審查對方財務數據相關的內容。
在資信審查環節的部門設置中，最核心的是資信審查管理部門，該部門應當是專職的，需有足夠的能力和配備足夠的人員來承擔資信審查工作。實踐中，有的公司有大量的資信審查事項，但僅在某部門中設置一兩名資信審查人員，無法滿足實際需求；有的公司資信審查發起部門和管理部門是一體的，即由業務部門自行進行資信審查，易使業務部門出于業績的考慮對判斷缺乏中立性和客觀性，前述情形應當予以避免。
（三）資信審查方式及要求指引
根據合同對方系新合作方或長期合作方，資信審查方式及要求應區別對待。詳細審查內容建議參考下表設置：
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對于新引入的合同對方的資信審查 |
要求合同對方主動提供資信信息 |
合同對方必須提供的資料：（不能提供則原則上應及時終止交易并重新選擇合同對方） |
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根據交易類別判斷可能需要提交的資料：（不能提供則應謹慎交易，必要時可進行相關調查） |
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資信審查管理部門視情況判斷是否需要提交的其他資料：（不能提供則應謹慎交易，必要時可進行相關調查） |
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對合同對方進行實地信用調查 |
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通過網絡進行調查了解 |
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通過第三方機構（如征信機構或保險機構）等進行信用調查 |
略 |
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資信審查管理部門認為應當采取的其他審查方式 |
略 |
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對于已有合作記錄的合同對方的資信審查 |
適當簡化審查標準 |
可結合新合作方引入的審查要求及既有資信檔案記錄和資料，適當簡化審查標準 |
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資信材料動態更新 |
所簽訂的長期協議或函件到期應重新簽訂的，或合同執行期超過一定長度的，需重新進行適當的資信審查；合同對方證照到期、基本情況發生變化的、出現合同履行異常、債務增加、不良債權增加、合并重組、企業改制、破產清算等情況，應當對資信檔案資料進行更新 |
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二、合同簽署中的審核意見反饋管理
（一）內外部做法及案例
合同簽署中，每個公司基本都會制定合同審核、審批及用印相應的制度和流程，但對于合同審核意見的反饋，做法千差萬別，是實踐中的難點。
在集團外部，大量金融企業，以及中石化等企業，所有的合同在簽署前由法務再度確認，若未接受法務意見且法務認為仍存在較大風險，則無法對合同予以用印。聯想部分企業的高風險合同由公司CEO作為審批人。
方正集團內部多家企業未建立起明確、規范的合同審核反饋流程；或者存在雖有反饋，但反饋內容粗糙、流于形式的情形。
調研中我們發現方正內部的如下實際案例。方正B公司某項目中，因供應商拒絕按照合同約定發貨，導致項目無法順利進展，數千萬應收款回款艱難，產生大量資金占壓成本。經再三了解，供應商拒絕發貨系因為經辦銷售擅自加蓋了一份法務審核未通過的承諾函，在雙方簽署的供貨合同外承諾了突破慣例的大額預付款義務，故導致項目停滯、產生疑難應收，亦無處追究供應商責任。
（二）法律審核意見反饋指引
經調研，我們認為，在法律審核意見反饋環節，較理想的分工及流程如下圖：
合同審核發起部門（通常為業務部門）率先提起合同審核流程。在該步驟，發起部門原則上應當提交WORD版本的合同（不應提供PDF版本或對方已經蓋完章的紙質版），同時提供合同業務背景和交易模式的情況介紹（比如合同修改的難度、雙方強弱勢介紹及關于本合同的特殊情況），并應當一并提供合同相關的文件（如中標后簽署的合同應提交招標投標文件等，有附件的合同應提供附件，擔保合同提供主合同，補充協議提供原合同等）。
法務出具審核意見過程中，法務除需對協議進行修訂及批注外，對于總體性風險、重大風險或重要待確認事項，應出具法律意見書。一般情形下應由配合前期談判的法務來進行嗣后的合同審核，方便進行銜接及在協議中落實談判要點。
針對法務審核意見，合同審核發起部門的反饋和說明尤為重要。業務應重視并盡量采納法務意見，且不適合把內部法務批注版本提供給對方（其中注明了己方底線或談判思路）；對于法律意見的采納情況、不能采納的原因及風險防范措施，應該進行準確并具針對性的反饋；除關注協議修訂版外，需高度重視揭示總體性風險、重大風險的法律意見書。
在完成前述環節并提報領導審批之前，法務應當對審批版本再度審閱，對當前法務與業務部門尚存的分歧點是否可以接受予以確認。建議各企業設置提升決策領導層級的機制，在業務部門反饋相關重大風險無法避免、而法務部門建議不予簽署時，由原審批領導上一級領導進行決策。此外，實踐中，在領導審批環節，若領導僅批復原則性的“同意”，未針對各部門會簽意見一一批復，則存在難以確定最終版本的問題，故領導簽批意見需盡量明確。
在用印步驟，用印部門除核對相關合同是否經審批外，還應對法律審核意見是否采納、是否已進行反饋及說明進行把關，否則不予用印。用印后做好簽署版本的留存備案工作。
三、合同簽署后的履行管理
（一）內外部做法及案例
合同簽署完畢后，對于合同的管理并沒有結束。
全球五百強企業中多家企業均很重視合同履行過程的跟進，注重履行跟進的規范化和信息化。西門子（全球）以及大量跨國企業都使用SAP公司較為完備的ERP系統，中石油在五六年前即已建立了合同管理信息系統，實現從立項、選商、申報到簽訂、履行、違約情況通報、查詢統計的覆蓋全過程的信息管理系統。
方正集團內部大多數企業由業務或者運營部門跟進合同履行，法務普遍在履行階段系被動介入履行，難以及時發現并處理異常問題。也有部分企業法務人員定期抽查或檢查合同履行的異常情況，填寫“合同履約情況跟蹤表”來跟進合同履行進度，取得較好效果。
調研中我們發現方正內部的如下實際案例。方正C公司與客戶簽署設備買賣協議，C公司需向客戶交付設備到客戶倉庫，客戶收到設備后支付貨款。合同約定若延期付款或交貨超過30日，守約方享有單方解除權。合同簽署后，客戶電話稱倉庫近期無法存放，要求先放置在C公司倉庫，后續客戶自行提貨。然而在交貨日滿30天后，客戶拒絕付款并且反而向C公司發出解除通知，稱因C公司延期交貨，需解除合同并索要違約金。
（二）履行跟進及證據搜集指引
我們認為，合同履行跟進及證據搜集過程中，較為理想的分工及流程如下表所示：
履行跟進中涉及兩個階段，一般情形是由履行跟蹤部門（可能為業務部門或運營部門）進行跟進，記錄合同履行情況和搜集資料，對于合同履行過程中出現的異常情況建立預警機制，對于已經發生的違約、爭議情形及時報告，協調相關部門進行風險防范和糾紛處理。法務、財務、檔案管理部門提供支持：財務部門負責合同相關財務數據的管理，執行合同資金收付，核對款項收支情況；法務部門應對履行中出現的或可能出現的違約履行或其他不當履行情形、法律糾紛等提供法律支持，對相應情形及時出具法律意見和建議，協助參與談判。
若履行異常，到達糾紛或訴訟階段，則主要是由法務主導證據的搜集、指導相關人員進行調查取證，協調發送律師函或處理訴訟、仲裁事宜，履行跟蹤部門進行積極配合。
履行跟進中難點有兩處：首先，法務普遍為被動介入履行跟蹤，難以及時發現并處理異常問題。建議法務可以通過定期或不定期的檢查主動跟進履行情況，信息化建設程度高的企業可以在系統中設置重大合同履行異常時的自動發送提醒。其次，業務部門和運營部門在訴訟前主導資料搜集，尚無法達到法務的專業度和敏感度，較難從后續訴訟角度充分考慮證據的必要性和形式。建議各企業法務根據業務類型，研究確定符合本企業及業務實際情況的合同臺賬信息要點及證據資料收集范圍，并通過公示和培訓使履行跟蹤部門了解、掌握相關要點。
（三）履行跟進記錄及證據搜集要點示例
下表以購銷合同為例，對合同臺賬管理及履行中搜集的證據要點進行了羅列：
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合同管理臺賬需記錄的事項 |
合同履行過程中需搜集的證據等資料 |
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合同 簽訂 |
1、合同編號、項目名稱、簽約時間； 2、交易對方營業執照、法定代表人身份證、組織結構代碼證、稅務登記證等； 3、交易對方法定代表人名稱、注冊地址、經營地址、聯系方式（如各事項聯系人、電子郵件、傳真號碼等）、賬戶信息等交易信息 |
合同文本、合同附件、擔保函、補充協議、變更協議、交易信息確認表、招標文件、投標文件、中標通知書、訂貨單等 |
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交付 |
1、約定的交付標的物明細、交付時間和地點、指定簽收人、交付方式（自提/代辦托運/送貨上門）等； 2、實際履行中的交付貨物明細、交付時間、交付方式（自提/代辦托運/送貨上門）、承運人； 3、是否正常交付或存在異常履行、違約情況等 |
備貨憑證、發貨單、物流單、承運單、入庫單、倉儲單、簽收單、提單等 |
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驗收 （初驗、終驗） |
1、約定的驗收時間、驗收人員、驗收條件、驗收方式； 2、實際履行中的驗收時間、驗收人員、驗收方式、驗收結果； 3、是否正常驗收或存在驗收未通過等情形，異議及答復處理情況、最終驗收結果，是否存在異常履行或違約情況 |
已達驗收條件的文件證明（如驗收申請）、驗收合格證明、書面異議、異議處理相關文件（如退貨單）等 |
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收款、付款 |
1、約定的合同金額、計價單位、收付款時間、方式、周期及比例； 2、實際履行中的合同金額、收付款時間、方式、周期及比例； 3、是否逾期及逾期天數，逾期或未予收款的相關原因 |
收據和發票、銀行記錄、逾期說明、擔保函、催款函、欠款確認書、還款協議、律師函等 |
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售后 |
1、約定的售后服務和質保年限、標準和相關內容； 2、實際履行中的售后服務和質保標準、內容，是否進行維修及相關維修次數及結果、培訓時間、培訓內容、培訓人員和培訓費用的承擔； 3、是否存在異常履行或違約情形 |
售后服務、維修記錄、培訓記錄、培訓總結、培訓考核記錄等 |
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異常履行及 糾紛處理 |
根據本單位制度靈活掌握，但至少應包括： 1、暫未解決的原因； 2、協商談判過程及結果； 3、介入的相關部門及相關部門的風險評估意見、建議和意見的執行情況； 4、已采取的措施及將要采取的措施 |
根據實際情況需補充的相關證據 |
來源：無訟閱讀
